Nouvelles précisions sur les éléments que vous devez adresser à vos salariés lors de l'embauche

L'agent général employeur doit communiquer au salarié les informations principales relatives à la relation de travail, par écrit, dans un ou plusieurs documents (nécessairement différents du contrat de travail).

Elles sont transmises sous format papier ou sous format électronique, si :

• le salarié peut y avoir accès ;
• elles peuvent être enregistrées et imprimées ;
• l’employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.

Vous pouvez utiliser les modèles de documents établis par l’arrêté du 3 juin 2024 que vous trouverez à la fin de cet article.

Les informations qui doivent être communiquées au salarié dans les 7 jours à partir de sa date d’embauche sont les suivantes :

• l’identité de l’employeur et du salarié
• le lieu ou les lieux de travail (l’adresse de l’employeur si elle est différente)
• l’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi
• la date d’embauche (premier jour travaillé)
• s’il s’agit d’un CDD, la date de fin ou la durée prévue
• la durée et les conditions de la période d’essai
• les éléments détaillés qui constituent la rémunération, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement
• la durée de travail quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, les conditions de réalisation d’heures supplémentaires ou complémentaires ainsi que les modalités de changements d'équipe (s'il y a lieu).

Les informations qui doivent être communiquées au salarié dans le délai d'un mois à partir de sa date d’embauche sont les suivantes :

• s’il s’agit d’un contrat de travail temporaire, le nom de l’entreprise utilisatrice
• le droit à la formation professionnelle
• la durée des congés payés ou les modalités de calcul de cette durée
• la procédure applicable en cas de rupture du contrat de travail
• les conventions et accords collectifs applicables dans l'entreprise ou l'établissement
• les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié (organismes de sécurité sociale et de retraite), et les contrats de protection sociale complémentaire dont il bénéficie

Pour toutes ces informations, un simple renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou aux dispositions de la convention ou de l’accord collectif est possible.

Attention : Le salarié qui n’aura pas reçu ces informations pourra mettre en demeure son employeur de les lui communiquer sous 7 jours calendaires (par lettre recommandée par exemple). Si l’employeur ne lui a pas fourni dans ce délai, le salarié pourra saisir le conseil des prud’hommes afin de les obtenir.

Le salarié recruté avant le 1er novembre 2023 peut demander à son employeur de lui fournir ou de compléter ces informations, l’employeur aura 7 jours calendaires ou 1 mois (selon la nature des informations) pour s’y conformer.

Si l’une ou plusieurs de ces informations doivent être modifiées, l’employeur remet au salarié un document indiquant ces modifications dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de prise d’effet (sous format papier ou électronique), sauf lorsqu'elle est uniquement due à un changement des dispositions législatives et réglementaires ou de la convention ou de l’accord collectif applicable.